Trello на русском


Карточки в Планировщике ПланФикса: аналог Trello на русском

В заметке о сентябрьском релизе ПланФикса я вкратце упоминал о новом виде отображения списков Планировщика под названием “Карточки” — теперь наступило время рассказать о нем поподробнее.

Проще всего воспринимать рассказ о карточках будет тем, кто сталкивался с западным сервисом Trello.com — по сути, карточки в Планировщике ПланФикса выполняют ту же функцию, что и весь этот удобный и симпатичный сервис целиком.Тем, кто не знаком с Трелло, рекомендую посмотреть этот пятиминутный ролик — он хоть и на английском, но происходящее на экране дает достаточное представление о сервисе, даже если вы не владеете языком.

Вкратце: суть сервиса в том, что вы можете создавать доски (boards), на которых расположены карточки (cards). Карточки располагаются не хаотично, а в вертикальных столбцах — списках (lists). Trello позволяет создавать карточки и перетаскивать их между списками.

Карточки по сути являются задачами (в ролике прямо об этом говорится). В них можно при желании добавлять описание, участников, дату планируемого завершения, а также чеклисты, комментарии и файлы. В общем, все достаточно знакомо.

Списки нужны не просто так, а для сортировки карточек-задач и визуализации процесса работы над ними. Например, легко можно представить такую вот доску с задачами:На всякий случай скажу, что эту «доску» под названием «Работа над задачами» сделал я сам. Как видите, я добавил в нее 3 списка: “Новые”, “В работе” и “Выполненные”. В крайнем правом столбце находится служебная информация о пользователях, подключенных к данной доске, а также лог происходящих в ней событий.

Карточки можно легко перемещать между списками простым перетаскиванием. При этом с карточкой ничего не происходит, она просто оказывается в другом списке — но для вас это может нести определенный смысл, заложенный в названии списков. В моем примере этот смысл заключается в отслеживании хода работ по задачам: переместил карточку из списка “Новые” в список “В работе” — значит, теперь эту задачу можно считать активной и что-то с ней делать. Закончил работу — перетащил карточку в список “Выполненные” и наслаждаешься чувством глубокого удовлетворения от содеянного.

Вы можете создавать свои собственные доски с нужными списками и классифицировать задачи-карточки в них как угодно. Простота и понятность такого подхода, а также приятный дизайн обеспечивают популярность Trello среди небольших команд разработчиков и небольших компаний. Для русскоязычных пользователей использование Trello слегка затрудняется отсутствием русской версии интерфейса — но главное, что можно писать кириллицей названия досок, списков и карточек, а остальных функций и настроек там не так много, чтобы испытывать серьезный языковой дискомфорт.

Теперь давайте посмотрим, как с аналогичными задачами справляется ПланФикс.

Похожих вещей у Trello и Планировщика ПланФикса достаточно много:

  • в Trello доска — в ПланФиксе планировщик
  • в Trello список — в ПланФиксе… тоже список
  • в Trello карточка — в ПланФиксе задача

Вот как выглядит планировщик “Работа над задачами”, который я специально сделал по содержанию таким же, как в примере с Trello:

Как видите, видимые отличия в основном лежат в области внешнего вида, а общий подход тот же. Хотя если копнуть глубже, то отличия обнаружатся, и достаточно существенные.

Например, списки. Если в Trello список не содержит ничего, кроме названия, то в ПланФиксе список представляет собой фильтр, который управляет отбором и отображением задач. Давайте для примера посмотрим, как устроен список “В работе” — кликнем на его названии и увидим окошко с параметрами списка:Как видите, настройка может быть довольно тонкой. Например, вы самостоятельно можете выбрать, какие параметры задачи хотите видеть в карточке:Причем в разных списках планировщика могут отображаться разные параметры задачи, актуальные именно для него. Да что говорить — ПланФикс позволяет скомпоновать в одном планировщике даже столбцы разных типов, например разместить рядом со списком в виде карточек список-календарь:Еще один важнейший момент: как и в Trello, в ПланФиксе карточки-задачи можно перемещать из одного списка планировщика в другой. Но, в отличие от Trello, ПланФикс при этом меняет параметры перемещаемой задачи. Например, если переместить задачу из списка “В работе” в список “Выполненные”, ее статус изменится на “Выполненная” — и останется таким, вне зависимости от того, в каком интерфейсе системы вы будете просматривать эту задачу:Почему задача в моем примере поменяла свой статус, а не исполнителя, к примеру? Потому, что попадая в список, задача меняет свои параметры на те, по которым отбираются задачи в этот список — а в списке «Выполненные» у нас стоит единственное условие «Статус задачи = Выполненная».

То есть, вы сами управляете тем, как будут меняться параметры задачи по мере ее перемещения между списками. И в этом главный секрет магии Планировщика.

Эта особенность Планировщика ПланФикса позволяет не просто визуализировать задачи в произвольных списках, но и выстраивать разнообразные бизнес-процессы, по этапам которых задача перемещается простым перетаскиванием. И эта возможность принципиально отличает Планировщик ПланФикса от Trello — на мой взгляд, в лучшую сторону. Но я, конечно, тут лицо предвзятое 🙂

Не буду садиться на своего любимого конька и рассказывать о прелестях универсальности, возможностях гибкой настройки и ведения учета по нужным параметрам — оставлю это для других публикаций. Лучше скажу несколько слов в плюс Trello: пользователям нравится его симпатичный интерфейс и отлаженность юзабилити, возможность установки своих скинов на задник и прочие красивости, вроде бэджей и смайликов. В общем, монофункциональные сервисы имеют свои преимущества — поэтому тем командам и компаниям, которым достаточно возможностей, предлагаемых Trello.com, имеет смысл к нему присмотреться, даже невзирая на отсутствие русского интерфейса.

Ну а тех, кому этого недостаточно, мы рады приветствовать в ПланФиксе 🙂

ЗаключениеПодробнее о работе с Планировщиком можно почитать в Анатомии Планировщика — это хоть и старенький, но очень полезный пост в нашем блоге. Он написан еще до появления в Планировщике вида отображения “Карточки”, но описанные в нем принципы с карточками работают точно также, как с другими видами отображения задач. Тут же дам еще пару ссылок на кейсы по использованию Планировщика:

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

 

Если у вас возникнут вопросы по использованию карточек в Планировщике ПланФикса — пишите, подскажем, поможем.

 

blog.planfix.ru

Аналоги сервиса Trello

Сервисы, похожие на Trello относятся к сферам: системы совместной работы, список задач. Список отсортирован в порядке уместности. Чтобы найти подходящий аналог, сравните сервисы, прочтите описание и отзывы.

CRM-система для управления всей компанией.

Asana Есть бесплатный тариф

Веб-сервис для командной работы над различными задачами без традиционных способов обмена информацией и с мобильными приложениями.

Wunderlist Есть бесплатный тариф

Это не просто органайзер, но и инструмент для эффективного распределения личного и рабочего времени.

Полный онлайн-комплект инструментов для организации работы компании.

Wrike Есть бесплатный тариф

Веб-сервис 2 в 1: управление проектами и совместная работа для компаний любого размера.

Evernote Есть бесплатный тариф

Онлайн-сервис для сбора заметок, и одновременно рабочее пространство для записей, блокнотов, задач, проектов и напоминаний.

Todoist Есть бесплатный тариф

Сервис с простым и функциональным списком дел. Им можно воспользоваться где угодно: на смартфоне, планшете, десктопе, в браузере, на Gmail и др.

Компактный веб-сервис для хранения заметок от Google. Он позволяет сохранять их и делиться с друзьями, коллегами и сотрудниками.

ПланФикс Есть бесплатный тариф Актуальная информация

Платформа для создания системы управления предприятием. Позволяет настроить и контролировать различные бизнес-процессы компании без программирования.

Система управления бизнесом: CRM, контроль сотрудников, проектов и поручений, финансы.

Система учёта базы клиентов и сделок для отдела продаж в компании. В комплекте имеются мобильные приложения для удобного доступа к данным.

Any.DO Есть бесплатный тариф

Онлайн-сервис для создания списков дел, в том числе для совместного выполнения. Небольшой, но удобный инструмент доступен и в виде мобильных приложений.

Мощный онлайн-механизм для управления проектами, совместной работы над ними и создания задач.

Neaktor Профессиональный аккаунт Есть бесплатный тариф

Онлайн-сервис для эффективного управления рутинными задачами компании по бизнес-процессам

Веб-сервис представляет собой маркерную доску для рисования, наклеивания стикеров, подкрепления информации снимками, видеороликами и прочими материалами

Сервис для управления проектами со встроенным корпоративным мессенджером.

Корпоративная wiki-система, которая позволяет командам создавать веб-страницы и документы, обмениваться информацией и накапливать знания.

Приложение для планирования задач, управления делами и достижения целей. Сервис прост в использовании и очень гибкий в настройке.

SEO CRM Есть бесплатный тариф

Система управления процессом продвижения сайта. Встроенные SEO-инструменты, таск-менеджер для работы команды исполнителей.

TickTick Есть бесплатный тариф

Менеджер задач c широкой функциональностью, списками и заметками.

Органайзер личных и рабочих дел для деловых людей, основанный на принципах управления временем (GTD).

Менеджер задач для заведения и организации всех списков дел. Он призван увеличить продуктивность, скорость достижения целей и хранения всех дел в одном месте.

Онлайн-нструмент для реализации совместной работы в компании с любыми масштабами. Сервис включает уйму механизмов для организации рабочего процесса.

ownCloud Есть бесплатный тариф

Сервис для облачного хранения файлов и совместной работы.

Zenkit Есть бесплатный тариф

Сервис для управления проектом.

Worksection Профессиональный аккаунт Есть бесплатный тариф Актуальная информация

Планирование и контроль проектов для цифровых компаний.

Веб-платформа для реализации корпоративного портала и организации совместной работы.

Do.com Есть бесплатный тариф

Сервис поможет работать продуктивнее, проводить встречи и ставить задачи.

IQTell Есть бесплатный тариф

Сервис для управления электронной почтой, задачами, контактами, календарями по методике GTD.

Notion Есть бесплатный тариф

Документы, база знаний и задачи в едином рабочем пространстве для совместной работы.

PTYSH Есть бесплатный тариф

Система управления задачами и проектами со специальными функциями для Вебстудий и SEO компаний.

Plan Есть бесплатный тариф

Онлайн-органайзер для быстрой работы с задачами и событиями, планирования дел и замены привычного календаря.

Онлайн-сервис для управления проектами и организации совместной работы. Умеет вести задачи, измерять эффективность проекта и управлять временем.

Toodledo Есть бесплатный тариф

Веб-сервис для ведения списков дел, планирования, с поддержкой контекстов, многоуровневых проектов и др.

Онлайн-инструмент для отслеживания, управления проектами и их сроками реализации.

Doit.im Есть бесплатный тариф

Онлайн-сервис для ведения списка задач с элементами интерфейсов от Flow, Producteev и Wunderlist. В нём собраны стандартные функции для такого рода программ.

Бизнес-мессенджер. Простой, но эффективный способ навести порядок в бизнесе.

Maxdone Есть бесплатный тариф

Сервис для всех личных и деловых задач, с поддержкой коллективной работы по достижению общих целей.

Convo Есть бесплатный тариф

Онлайн-инструмент для организации социальной сети внутри компании и совместной работы на её базе.

Веб-приложение для удобного планирования, управления проектами и совместной работы.

CRM для участия в тендерах.

Платформа для разработки приложений под любые потребности бизнеса. Она поддерживает управление процессами (BPM), проектами и кейсами, объединяет исполнителей, данные и коммуникации в единой рабочей среде.

Веб-сервис для совместной работы в компании, организации процессов, проектов и управления базой клиентов с помощью одного интерфейса.

TeamBridge Есть бесплатный тариф

Система планирования задач и ведения проектов для ежедневной работы команды.

Workboard Есть бесплатный тариф

Бесплатный веб-сервис для командной работы и измерения эффективности, который помогает менеджерам достигать цели, ставить приоритеты и налаживать обратную связь.

Веб-сервис для командного чата и совместной работы с возможностью интеграции более чем 50 инструментов.

Habitica Есть бесплатный тариф

Онлайн-менеджер задач с игровой механикой. Он позволяет конкурировать среди друзей и получать награды, чтобы увеличивать продуктивность.

Инструмент для управления проектами и совместной работы гибкой команды разработчиков.

Облачная система комплексной автоматизации бизнес-процессов.

Сервис с говорящим названием, который способен легко и четко наблюдать и проверять время, проведенное над каждым проектом и задачей.

Trello Есть бесплатный тариф

от FOG CREEK SOFTWARE

Инструмент для совместной работы, который поможет с организацией и управлением ваших проектов в виде карт.

startpack.ru

Как пользоваться Трелло, чтобы организовать свою жизнь и работу

Начну с плохой новости …

Скорей всего, нам с тобой никто не оставит большого наследства и мы никогда не вытянет счастливый билет в лотерею. А это значит, что если мы хотим получить от жизни нечто большее, чем посредственность, нам придется потрудится над своим успехом.

Пора бы уже признаться себе, что успех для тебя не станет случайностью. Каждая наша мысль, каждое действие и каждая минута потраченного времени, определяет то, кем мы становимся.

То есть, такие простые парни, как мы с тобой, получают в жизни только то, во что вкладывают свое время. И если большая часть нашего времени занята не теми вещами, соответственно мы получаем не то на что надеемся. Простая арифметика, не так ли?

Ты станешь тем, кем планируешь стать. А если не планируешь стать кем-то, станешь некем.

Этими вводными строками, я хочу подвести тебя лишь к одной принципиально важной мысли:

Если ты похож на меня, и ты такой же простой парень, то ПЛАНИРОВАНИЕ — НЕОБХОДИМЫЙ РИТУАЛ в твоей жизни, если ты хочешь выдающихся результатов.

Если ты раньше этим не занимался, стоит начать (нужен мотивационный пинок, прочитай мой МАНИФЕСТ). Если уже занимаешься, возможно, тебе будет интересно узнать, как можно усовершенствовать свою систему планирования.

Сегодня, я хочу поделиться с тобой, как использую Trello для управления всем, что происходит в моей жизни (или почти всем).

Я не претендую, что это единственная верная и универсальная система планирования (у тебя может быть своя), я лишь хочу поделиться тем, что отлично работает у меня и, вероятно, сможет помочь и тебе.

Бонусный раздел: ТОП 5 приложений, которые я использую каждый день, чтобы организовать свою жизнь и работу. Кликните, чтобы скачать.

Что такое Трелло?

Начну с того, что скажу несколько слов, что такое  Trello?

Трелло — это онлайн сервис. Изюминка его в том, что он очень простой и позволяет в один момент увидеть все над чем ты сейчас работаешь.

В основу проекта легла система «Канбан», которую придумала и впервые внедрила Tayota еще в середине прошлого столетия. Когда все начиналось, то выглядело так:

Сегодня, команда Trello перенесла эту доску на мониторы компьютеров, планшетов и телефонов. Получилось вот так:

Trello — это система досок, списков и карточек, которая позволяет одному человеку (или команде) отслеживать и управлять проектами.

Почему я решил пользоваться Trello?

Весь прошлый год, вся моя система продуктивности состояла всего из 2-ух элементов — EverNote и бумажный календарь-еженедельник.

В календарь я заношу все дела, которые мне нужно выполнить с привязкой ко дню, недели, месяцу. А также, делаю заметки «на полях», если приходят интересные мысли. Моя проблема в том, что я редко нахожу время переносить все эти пометки в надлежащее место и сортировать их. Поэтому они часто теряются.

Что касается EverNote, долгое время я использовать этот инструмент и для хранения информации, и для подготовки постов, и для организации своей жизни и проектов.

Под каждый проект, я создавал отдельный блокнот, разбивал его на разделы и в этих разделах делал заметки.

Например, есть у меня блокнот «Блог Тактика», где хранится все, что связано с проектом. Один из разделов (всего их 30+) — «Идеи Постов», куда я вношу свои мысли, пишу и редактирую свои посты.

Точно так, для каждой из областей жизни существуют свои блокноты. Например, есть блокнот куда я вношу все интересное, что может помочь мне  стать лучшим отцом. Все личное (цели, финансы, приобретения, планы, списки книг и т.д.) хранится в блокноте «Личное».

И в каждом их этих блокнотов, обязательно есть список того, что я хочу сделать (в некоторых блокнотах, даже несколько таких списков). Я открываю по очереди каждый блокнот (заглядываю каждую сферу своей жизни) и смотрю, что запланировано сделать.

Когда я только начал пользоваться этой системой, она казалась невероятно удобной. Но спустя время, когда заметок стало уже больше 700, мне все сложнее с ней управляться. Информация теряется, и даже с метками, мне бывает тяжело отыскать то, что когда-то записал.

В общем, еще где-то в сентябре прошлого года, я окончательно понял, что мне нужно что-то более совершенное. Но, что это может быть, идей не было.

Но однажды, я узнал про Trello. Точнее, об этом сервисе я впервые услышал еще где-то 2 года назад, но не проявил к нему интереса. Но чем чаще встречал положительные отзывы об этом сервисе, тем больше разгоралось мое любопытство.

И вот, в один из воскресных вечеров, решил попробовать, что это за зверь. С тех пор, он прочно укоренился в моей жизни, благодаря своей простоте и гибкости в настройках.

Как все устроено внутри Trello

Несколько слов об основных элементах системы:

Board (Доска)

В моей системе доски, это проекты. Каждая новая доска символизирует новый проект.

List (Список)

Списки, это способ поделить каждую доску на различные категории. В моем случае, списки это показатель прогресса работы над проектом. Я даю спискам следующие названия (сделано, в работе, закончено).

Думаю, что эти же списки можно легко использовать для создания корзин по системе GTD Девида Аллена. Но я не поклонник GTD, поэтому не экспериментировал с этим.

Card (Карточки)

Это основная и наиболее гибкая часть всей системы. Карточки — это задания или элементы проекта. Одна карточка, это отдельное задание или задача. Эти карточки я перемещаю по спискам в зависимости от своего прогресса работы над проектом.

Внутри каждой карточки есть возможность разместить текст, создать нумерованный список, вставить картинку, прикрепить файл, оставить комментарий и даже назначить DeadLine.

Возможностей довольно много, но большую часть из них я не использую. Мне хватает лишь нескольких функций.

Итак, как все устроено внутри моей системы:

Несколько полезных подсказок

Когда я начал осваивать этот сервис, у меня возникло пара технических вопросов, ответы на которые не сразу смог найти. Поиск отнял время.

Поэтому, ниже я опубликовал небольшие инструкции, по тем момента, которые вызвали сложности у меня.

Возможно, они сэкономят время и тебе.

Как перенести проект (BOARD) в другую категорию (ORGANIZATION)

Например, как перетащить «КНИГИ» из «Мои Обязанности» в «Блог Тактику».

Логично было реализовать это путем перетаскивания с одного места на другое, но по каким-то причинам разработчики не посчитали это хорошим решением.

В общем, чтобы переместить «BOARD» в другую категорию проектов, нужно зайти внутрь доски. Нажать «show menu» в правом верхнем углу. Выбрать «Additional Settings» и первая опция «Change Organization» отвечает за перемещения доски.

Как удалить ДОСКУ в Trello

Еще один вопрос, который может вызывать сложности. Удалить «BOARD» нельзя, можно лишь закрыть доску.

Чтобы это сделать, нужно зайти внутрь, нажать «show menu» и выбрать «close board«.

Это два момента в которых я не сразу разобрался. В остальном пользование сервисом не вызывает никаких сложностей, все интуитивно понятно. Да, и в видео выше, я наглядно демонстрирую основные возможности системы.

Но, если вдруг, у тебя возникнут какие вопросы связанные с технической стороной использования проекта, смело делись проблемой в комментариях. Постараюсь помочь.

С помощью каких инструментов ты управляешь своей жизнь и проектами?

Используешь ли для этого бумажные носители информации или какие-то приложения и сервисы? Поделись в комментариях ниже.

Поверь, комментарии на этом блоге читаю не только я, но и другие люди. И, возможно, твой совет окажется для них спасительным. Так, что не сдерживай себя, оставляй комментарий.

Спасибо.

Пока.

Поделиться "Как пользоваться Трелло, чтобы организовать свою жизнь и работу"

blogtactics.ru

Как мы используем Trello и Google Docs, чтобы постоянно улучшать работу UserVoice / Хабрахабр

Прошлой осенью, вернувшись из отпуска, я обнаружил, что Дехана, наш Product Manager в UserVoice, заменила мой любимый «Roadmap» в Google Docs на доску Trello.

Моя первоначальная реакция на такие перемены была отнюдь не положительной. Проблема заключалась не в самом Trello, а в том, как мы им пользовались. Trello – это ОЧЕНЬ открытый проект. Не существует единственного “правильного” способа работы в Trello, поэтому, чтобы чувствовать себя в нем как дома, вам потребуется время для настройки «под себя».

Итак, после долгих экспериментов, нам, кажется, удалось получить полностью устраивающую нас систему работы, и мы решили, что стоит поделиться ею со всеми. Этот пост будет длиннее, чем обычно, и если вы далеки от темы веб-разработки, он может показаться вам немного скучным. Если вы решите сразу перейти к части поста, посвящённой полученным урокам, я, несомненно, расстроюсь, но обижаться не стану.

Наш процесс
Наш процесс разработки объединяет в себе 6 различных досок Trello. Центральным звеном является доска Current Development («Текущая разработка»). Основной целью других досок является снабжение карточками, которые представляют собой улучшения или баги (см. ниже), доски Current Development, а конкретно ее колонки Next Up («Следующее»). Список Next Up — это наш единственный список, задачи в котором рассортированы по приоритету. Разработчики и проектировщики заглядывают в него, когда они готовы приступить к работе над новой карточкой. Однако прежде чем мы детально рассмотрим функции всех наших досок, давайте поговорим о «кровяных тельцах» в нашей «кровеносной системе» разработки: о карточках Trello.
Карточки

Каждая карточка представляет собой одну из пользовательских историй. Это может быть улучшение, задача для переработки либо баг.

Карточки с улучшениями возникают как простая идея, длиной в 1-2 предложения. Однако перед тем как их можно будет отправить в разработку, они увеличиваются в объеме и теперь включают ссылку на Google Doc с детально расписанной спецификацией, набором схем интерфейса (wireframe) или грубых макетов.

Мы используем понятие «спецификация» (spec) в достаточно широком смысле. Это не те спецификации, которые приходят вам на ум, когда вы вспоминаете работу над курсовой в универе или работу в той дрянной консалтинговой компании сразу после его окончания. В нашем случае спецификации подробно раскрывают пользовательскую историю: почему (с точки зрения бизнеса) мы за неё берёмся, чего мы надеемся добиться, и, по возможности, включают некоторые заметки на тему её предполагаемой реализации (хотя этот пункт остаётся на усмотрение разработчиков; он может помочь, но не является обязательным). Хорошие спецификации также содержат ссылку на первоисточник и на связанную идею на нашем форуме UserVoice.

Если карточка описывает баг, то в ней содержатся шаги, помогающие его воспроизвести (хорошо, если добавлен ещё и скринкаст), и ссылка на тикет в UserVoice Helpdesk, где данный баг был изначально описан.

Ссылка на одну из наших реальных спецификаций

Наша кухня

Доска Current Development – это доска, на которой «творится история». На ней расположены следующие колонки:

Next Up («Следующее»)
  • Список всех карточек по приоритетам, проверенных и готовых к проектированию и разработке.
  • Стоить заметить, что разработчику или проектировщику не обязательно брать для работы самую первую в списке карточку. Лучше взять верхнюю карточку из тех, с выполнением которых вы точно сможете справиться.
In Progress («В процессе»)
  • Это те карточки, которые находятся в стадии активного проектирования или разработки.
  • Если вы берете карточку, вы прикрепляете к ней свою аватарку, тем самым закрепляя её за собой. У разработчиков есть правило, следуя которому нельзя закреплять за собой одновременно больше двух карточек: один основной проект и один дополнительный.
  • Когда разработчик берёт карточку, он присваивает ей дату выполнения, чтобы остальные были в курсе предполагаемой даты отправки этой карточки в QA. Беглый просмотр нашей доски в Trello показал, что исполнение данного правила оставляет желать лучшего.
QA
  • Когда инженер считает задачу выполненной, карточку проверяют на работоспособность и перемещают её в QA. С этого момента за оценку полученного результата и решение, имеет ли он право на жизнь, отвечают наш QA менеджер и руководитель по UX.
  • Как упоминалось ранее, если карточка представляет собой проект какого-либо крупного улучшения, мы выделяем отдельную доску Trello, посвящённую проблемам, возникающим в процессе тестирования этого проекта. Карточка проекта останется в QA до тех пор, пока все карточки, находящиеся на отдельной доске этого проекта и содержащие в себе его проблемы, не будут решены и удалены.
Launchpad («Стартовая площадка»)
  • Эти карточки прошли проверку в QA и готовы к запуску (однако это не обязательно происходит, об этом позже), и чаще всего включают GitHub Pull Requests, связанные с ними (курировать запрос будет человек, создавший его. Хотя никаких строгих правил нет: курировать запрос может каждый).
  • Если карточка содержит исправление бага или доработку, её запускают в работу немедленно, но не позже 3-ёх часов ночи по тихоокеанскому времени. Если только вы, как разработчик, не хотите провести ближайшие полтора часа за монитором и следить, не возникнет ли каких-нибудь проблем.
  • Если карточка содержит улучшение, оно также будет запущено в работу, но его спрячут от конечных пользователей с помощью “feature flag” (“Feature flag” позволяет включить новую функцию для избранных аккаунтов). Улучшение будет немедленно доступно для нашего собственного аккаунта UserVoice и для всех пользователей с ранним доступом к новым фичам. В иных случаях карточка попадёт в отдел Маркетинга и будет открыта для всех аккаунтов после официального релиза.
Live («Запуск» (Неделя №))
  • Эти карточки уже запущены и больше не скрыты от пользователей под «feature flag».
  • Единственными людьми, которые могут отправить карточку в «Запуск» (по существу это наш список выполненных задач), являются Product Manager (если это улучшение) и Bug Reporter (если это исправление бага). Это помогает убедиться в том, что петля обратной связи завершена, прежде чем мы перестанем следить за карточкой.
  • Каждую неделю в Trello создаётся новая колонка Live, чтобы мы могли отследить, что и когда было запущено.
Кроме всего прочего мы используем три ярлыка, которые можно прикрепить к карточкам:
  • Bug — Баг
  • Staging — Проверка работоспособности
  • Production — Запуск в работу
Довольно просто, правда? Такой подход к разработке очень похож на систему Канбан. Теперь давайте разберемся, как карточки попадают на эту доску.
Мама, а откуда берутся карточки?
Новые карточки могут появляться из 4-ёх различных досок:
Product Roadmap
  • Здесь содержатся все основные проекты на каждый квартал, притом имеется приблизительный план на 3 квартала вперёд. Эти большие проекты перемещаются на доску Planning с началом соответствующего квартала.
Inbox («Поступающие идеи»)
  • Здесь есть две колонки: одна с идеями от членов компании, а другая – с идеями наших пользователей (с привязкой к соответствующим тикетам поддержки на UserVoice Helpdesk и идеям, приходящим на наш форум обратной связи с пользователями UserVoice).
  • Мы просматриваем идеи на этой доске во время нашего еженедельного совещания по обзору входящих идей (см. ниже).
Bugs («Баги»)
На этой доске 3 списка:
  • «Входящие» – это непроверенные сообщения о багах.
  • «Требует дополнения» – здесь находятся баги, с воспроизведением которых у нас возникли проблемы и которые требуют дополнительной информации от человека, сообщившего о баге.
  • «Принято» – да, это, с большой долей вероятности, действительно баг.
  • Если баг попадает в «Принято» и команда по работе с клиентами решает, что этот баг «критический» (вы можете узнать, как мы решаем данный вопрос, прочитав наш пост «Our critical issue escalation process»), то его сразу же перемещают на доску Current Development и срочно связываются с нашим «дежурным разработчиком».
  • Если баг не критический, он остаётся в колонке «Принято» до тех пор, пока глава Отдела по работе с клиентами не переместит его в колонку «Следующая неделя», в которой находятся баги, которые должны быть исправлены на следующей неделе (кэп). Одно условие – он имеет право выбирать не больше 7 багов в неделю. Вы спросите, почему 7? Потому что багов всегда предостаточно, и команда по работе с клиентами всегда хочет исправить все из них, но если мы чему-то и научились, так это необходимости ограничить количество времени, которое можно посвящать устранению (не критических) багов.
Engineering («Разработка»)
  • У нас есть список областей, в которых может потребоваться реструктуризация кода. Каждый список – это отдельная категория (например: Бэкенд, Фронтенд, Тесты, Инфраструктура), а каждая карточка – это отдельный проект по рефакторингу или другой, не относящийся к пользователям напрямую, проект.
  • Разработчики по желанию могут брать карточки с мелкими вопросами и помещать их в In Progress; более крупные карточки следует поместить в колонку Next Up для предварительного планирования.
Кто сказал, что центральное планирование не работает? (доска «Planning»)

Доска «Планирование» – это доска, на которой я вместе с нашими PM’ом и руководителем по UX проводим большую часть времени. Она включает следующие колонки:

Next Up («Следующее»)
  • Список следующих проектов, которые мы хотим запустить в разработку, размещённых по примерному приоритету.
Spec («Спецификации)»
  • Карточка в этом списке означает, что необходимо, чтобы кто-то написал для нее спецификацию. До того как это произойдет, карточка обычно представляет собой просто общую идею.
  • Для написания спецификаций мы используем Google Docs и в значительной мере полагаемся на контекстные комментарии, чтобы обсудить (не организованно, а каждый по отдельности) любые спорные моменты с другими членами команды. Любой достаточно сложный спорный концепт будет детально рассмотрен на импровизированном проектном собрании (подробнее об этом в следующем разделе).
Design («Проектирование»)
  • Карточка в этом списке означает, что необходимо, чтобы на неё взглянул проектировщик. Это не обязательно предполагает создание схемы интерфейса или макета, так как этап проектирования предполагает решение не только вопроса внешнего вида, но и рассмотрение требований приемочных критериев и разрешение вопросов, касающихся принципов проектирования, юзабилити, производственных процессов, а также влияния на существующую функциональность – её фактическая проверка и исправление любых неисправностей до того, как карточка отправится на этап разработки. (Также, если оказывается, что над приемочными критериями карточки необходимо еще поработать, то она снова отправляется в список «Spec»).
Ready («Готово»)
  • Здесь находятся карточки, проверенные инициатором идеи и командой по проектированию. Иногда к ним прилагаются схемы интерфейса или другие необходимые артефакты. Теперь все готово к перемещению в список Next Up на доске Current Development (после обсуждения и проверки на совещании по планированию).
На любой другой доске, кроме Planning, карточки всегда перемещаются исключительно слева направо. Но на этой доске карточки нередко переходят из Design или Ready назад в колонку Spec (иногда неоднократно), прежде чем они, наконец, попадут на доску Current Development.
Наши совещания (или как мы перемещаем карточки из одной доски в другую)
У нас всего несколько еженедельных совещаний:

Утро понедельника – совещание по продукту (30 минут)

  • Присутствующие: все работники компании
  • Всеобщее собрание, которое проводится, чтобы каждый был в курсе того, что происходит, а также для того, чтобы отметить недавние успехи в работе нашей группы разработчиков. Руководит совещанием наш PM, и это единственное из совещаний, для которого обязательно создаётся презентация.
  • Один слайд мы выделяем на обзор исправленных за прошедшую неделю багов, используя при этом аватарки, чтобы показать, кто именно их пофиксил. Всегда испытываешь гордость, когда видишь своё фото рядом с длинным списком исправленных багов.
  • Каждая новая фича помещается на отдельный слайд вместе с аватарками всех людей, вовлечённых в работу над проектом, количеством поинтов а также скриншотом или (чаще) видео. Каждому участвующему в проекте даётся 20-30 секунд на то, чтобы объяснить остальным, что конкретно было сделано.
  • PM или CEO рассказывают обо всех новых проектах, переехавшие в колонку Next Up, и предоставляют более детальную информацию о том, что представляют собой эти новые карточки и почему они являются приоритетными.
Утро пятницы – совещание по обзору входящих идей (30 минут)
  • Присутствующие: PM и Руководитель по UX – обязательно, все остальные – по желанию
  • Если вы добавили карточку на доску Inbox (неважно, в колонку идей пользователей или членов компании), ожидается, что вы посетите это совещание и лично представите историю данной карточки (вы можете прочитать подробности о том, как, с нашей точки зрения, должна работать обратная связь с пользователями). Основная цель – помочь другим членам команды понять ваш кейс. Чтобы убедиться в том, что мы занимаемся рассмотрением наиболее актуальных проблем, мы ограничили число карточек на одного человека до 3-ёх.
  • Секрет того, как на данном совещании придерживаться заданной темы – это обсуждение только самих проблем, а не способов их решения.
Пятница после полудня – совещание по планированию (1 час)
  • Присутствующие: CEO, PM, Руководитель по UX, Ведущий разработчик
  • Цель этого собрания – обзор всех карточек, находящихся на досках Planning и Engineering и готовых к тому, чтобы их переместили в колонку “Next Up” на доске Current Development. Перед перемещением карточки мы должны убедиться, что по ней нет нерешённых вопросов или задач и что мы можем обсудить следующий шаг (к примеру, необходимо ли нам вначале спроектировать прототип?). Как только все карточки из Ready будут перемещены в Next Up, мы заново сортируем все карточки в этой колонке по приоритету (да, даже если карточка была в начале списка на прошлой неделе, на этой она может переместиться в самый его конец).
  • Также мы определяем уровень сложности каждой карточки. Мы оцениваем их как простые (1 звёздочка), средней сложности (2 звёздочки) и сложные (3 звёздочки). Эта оценка основывается на предыдущем опыте (опыте компании, а не отдельных лиц): делали ли мы что-то похожее раньше, насколько мы знакомы с данной сферой деятельности, есть ли у нас свои эксперты в данном вопросе и т.д. Мы используем карточки, чтобы разработчикам было легче понять, насколько они сложны и трудоёмки, а также, чтобы показать важность карточек остальным членам команды во время совещания в понедельник.
  • И, наконец, мы рассматриваем все карточки с багами, которым команда по работе с клиентами выставила статус «Устранить на следующей неделе». Если карточка содержит недостаточно информации или если предположительно она займёт много времени на разработку (больше, чем пару часов), мы не отправляем её в колонку “Next Up”. Все карточки, которые перемещаются в “Next Up”, автоматически попадают в начало очереди. Мы хотим быть уверены в том, что в первую очередь всегда ремонтируем то, что сломано.
Каждое утро – Стендап (10 минут)
  • Присутствующие: все члены рабочей группы (проектировщики, разработчики и QA)
  • В Skype (у нас два офиса) по понедельникам, средам и пятницам, и с помощью HipChat по вторникам и четвергам (наши «спокойные» дни без внутренних совещаний).
  • Мы стараемся, чтобы на стендапе члены команды обсуждали то, что необходимо для выполнения их задач, а не скукотищу типа «Я сделал это, а я делаю то».
Вот и все наши «официальные» регулярные совещания, однако стоит упомянуть, что нередко мы вместе с Руководителем по UX и PM’ом проводим импровизированные трёхчасовые совещания, на которых подробно обсуждаем вопросы проектирования и дизайна, разбирая несколько карточек с доски «Planning».

Эти импровизированные обсуждения вопросов дизайна обычно проводятся ближе к концу недели (четверг/пятница), когда становится ясно, что существуют разные мнения касательно карточек, над которыми мы работали всю неделю. Для меня это одни из наиболее продуктивных и интересных совещаний из тех, что мы проводим. Внешне они могут показаться малопродуктивными, так как часто после обсуждения мы возвращаемся к тому, с чего начали. Но на самом деле это признак того, что мы действительно хорошо осознаём все плюсы и минусы выбранного нами пути: мы принимаем решение осознанно, а не вслепую и второпях.

Полученные уроки
Всегда @обращайтесь к кому-нибудь в комментариях к карточке, если вы действительно хотите получить ответ Если вы пишете комментарий к карточке, не обращаясь ни к кому конкретно, это значит, что вы написали его как примечание для самого себя на будущее. Если вы хотите, чтобы на ваш комментарий кто-то обратил внимание, укажите, кто это должен быть с помощью символа @ в Trello.

Единый список задач по приоритетам для рабочей группы Первоначально у нас были колонки карточек, расположенных по приоритету, для каждой отдельной области применения продукта (admin-консоль, виджеты, iOS, веб-портал, электронная почта). Это могло бы сработать, если бы у нас были отдельные рабочие группы для каждой подсистемы, но их у нас нет. Привело это лишь к путанице по поводу того, какая же задача действительно должна быть следующей. Также было крайне неудобно определять и следить за тем, над чем именно команда работает в данный момент. (Совет: если вы замечаете, что часто используете горизонтальный скроллбар Trello, значит, вы что-то делаете неправильно).

Не используйте отдельную систему для багов Первоначально мы оставили в работе наш предыдущий баг-трекер, а Trello стали использовать для разработки новых функций. Это вызвало проблемы по тем же причинам, по которым не сработало большое количество колонок: как только мы начинали использовать больше одого списка, любое распределение по приоритетам переставало работать.

Ограничьте количество времени на решение проблем с багами Мы добились этого, установив лимит на количество багов, которые еженедельно можно добавлять в колонку Next Up. Вначале такое решение приняли немного неоднозначно, однако в дальнейшем оно помогло предотвратить кучу споров на тему, стоит ли рассматривать тот или иной баг. Теперь команда по работе с клиентами наделена правом (а может, обременена) выбора стоящих карточек. Это своеобразная версия «Голодных игр» в сфере разработки.

Добавляйте и сортируйте карточки в колонке Next Up только 1 раз в неделю Это поможет не превратить список Next Up в постоянно растущую песчаную дюну. После того как в понедельник утром представлены новые проекты, вы точно знаете, на каком месте в очереди они будут находиться всю оставшуюся неделю. Вам не нужно беспокоиться о том, что проект, которым вы хотели заняться, окажется в конце очереди (и вы не сможете осуществить задуманное) посередине недели.

Хорошие спецификации скорее рассказывают историю, чем являются пошаговым рецептом Чтобы все работали над проектом с полной отдачей, они должны чётко понимать, зачем это делают. Поэтому так важно разъяснить проблемы пользователей (или бизнеса) разработчику, которому предстоит их решать.

Не пытайтесь делать предварительную оценку сроков проекта Раньше, когда мы работали спринтами, мы тратили ОЧЕНЬ много времени (почти целый день на 2-хнедельный спринт) на предварительную оценку и планирование в тщетных попытках провести черту и сказать: «Мы разберёмся вот с этими карточками в течение двух ближайших недель». Мы проделывали большую работу и все равно почти всегда ошибались, поэтому мы перестали бороться с неопределённостью.

Старайтесь отмечать свои успехи Важно понимать, что несделанная работа есть всегда. Каждую неделю мы создаем отдельную колонку для карточек, которые запускаются в эксплуатацию, чтобы было понятно, чего мы достигли на этой неделе. Также мы используем фотографии всех, кто успешно завершил выполнение задачи, на наших совещаниях по понедельникам.

Я надеюсь, эта статья была вам полезна. Выражаю заслуженную благодарность: Dejana Bajic (PM), Joshua Rudd (Руководитель по UX) и Jonathan Novak (Ведущий разработчик), — за создание этого надежного процесса.

Полезные ссылки от переводчика:

«Руководство по продуктивной работе в Trello. Полезные расширения и настройки»»

«How do you use Trello for agile development?» — Quora-тред

«Five Tips for Using Trello for Scrum»

habrahabr.ru

Trello позволяет организовать любую деятельность

Когда дело доходит до менеджеров задач и других инструментов для организации работы, сделать выбор практически нереально. В теории огромный ассортимент различных приложений и сервисов — это плюс, ведь чем их больше, тем больше вероятность найти идеальный вариант. Проблема лишь в том, что хороших инструментов тоже много, поэтому сделать выбор не так просто.

А так как Лайфхакер по определению не рассматривает плохие инструменты, сегодня мы расскажем ещё об одном отличном сервисе, который позволяет организовать работу любых размеров. Неважно, фрилансер вы или основатель небольшого стартапа.

Речь пойдёт о Trello, о котором мы уже когда-то рассказывали. Trello представляет собой менеджер задач и проектов, взаимодействовать с которым придётся через специальные доски — списки разных задач. Эта концепция называется «канбан» и была позаимствована у японцев, которые ценят эффективность превыше всего.

На каждый проект выделено несколько досок. По умолчанию это:

  • Задачи.
  • Задачи в работе.
  • Выполненные задачи.

Каждая доска может содержать неограниченное количество задач, а задачи, в свою очередь, можно наполнять списками, пометками и комментариями других пользователей. В Trello можно взаимодействовать со своими сотрудниками так же, как в стандартных CRM. Над задачами можно работать вместе, и, разумеется, все изменения будут отображаться у каждого пользователя.

Так выглядит история. Она отдельная для каждой доски. В этом же поле можно добавлять участников рабочего процесса, архивировать доски, отмечать их как личные или открывать доступ для всех. У Trello для iOS также есть расширение для того, чтобы отправлять в приложение любую информацию, и виджет, в котором отображаются текущие проекты.

Версия для iPad практически не отличается от смартфонной. Здесь немного увеличены элементы интерфейса и работать с досками несколько удобнее. Но никакой дополнительной функциональности или крутых фишек я не нашёл.

Кроме мобильных клиентов, у Trello есть и веб-версия. Это скорее плюс, чем минус, но она тоже ничем не отличается от других клиентов. Разработчики вообще решили пойти по самому простому пути и просто оптимизировали интерфейс для различных разрешений и размеров экрана. Для пользователей это преимущество: не приходится несколько раз учиться по-новой.

Веб-версия Trello

Что касается бизнес-модели и каких-либо вложений в Trello — здесь всё отлично. Сервис бесплатен в базовой версии, но даёт возможность приобрести Trello Gold — дополнительные функции по модели подписки. Стоит это $5 в месяц или $45 в год. Улучшений не так уж и много: увеличенный размер вложений (250 МБ против 10 МБ), доступ к стикерам и дополнительным фонам. Если же вы хотите ещё большего, можно приобрести Trello Business Class.

Этот сервис создан для тех, кто ставит организованность и эффективность превыше всего. Работа с досками позволяет удобно управлять разными проектами и не путаться в их тонкостях. У Trello есть клиенты для всех популярных систем и веб-версия, которая позволяет пользоваться сервисом с любого устройства.

Trello

The app was not found in the store. :-(

lifehacker.ru

фишки и основы успешной работы над проектом в японском стиле

Обожаю Трелло. Уже на протяжении пары лет, я использую его каждый день. Это сервис организации коллективной работы. Причем необязательно коллективной. И не обязательной работы.

Зарегистрироваться в Трелло можно здесь:http://makedreamprofits.ru/trello

Чтобы вы сразу все поняли, вот для чего предлагают использовать Трелло его разработчики:

  • Разработка продуктов
  • Управление клиентами
  • Подбор персонала
  • Исследования
  • Планирование свадьбы(или других мероприятий)
  • СЕО
  • Встречи
  • Блоггинг
  • Фитнес и тренировки
  • Рецепты

В основе Трелло лежит система Канбан, которая в реальном мире выглядит вот так:

До того как я начну о ней рассказывать, хочу успокоить вас, что у этого сервиса есть как и вебверсия, так и отдельная программа для Windows 8, приложения под iOS и Android и расширение для Хрома(которое позволяет выводить уведомление прямо на вашем рабочем столе): https://trello.com/platforms

Есть не официальные для других браузеров, поищите сами если нужно(набрав trello и название браузера).

Первое, что вам нужно знать о Трелло, это из чего он состоит:

  • Доски (boards)
  • Списки (lists)
  • Карточки (cards)

Пример, как мы организуем работу

У нас есть 2 доски:

  • Текущая: задачи которые можно или нужно выполнять на данный момент, или, например, раз в месяц или неделю)Для каждого сотрудника у нас тут свой список + 1 общий, где отмечены основные приоритеты, чтобы все понимали на что сейчас фокус.
  • Будущее: тут для каждого из продуктов у нас отдельный список на доработки, и не критичные баги. Также есть отдельные списки тем и идей для постинга в соц сети, рассылку и идеи по продажам. Часть из карточек в списках снабжается ответственным исполнителем и датой к которой задача в карточке должна быть сделана

Все новые задания, если они не срочные, добавляются в “Будущую” доску. А потом, когда приходит время, или кончаются задачи, переносятся в “Текущую” доску.

Это не совсем тот способ организации, для которого придумывался Трелло, но мне нравится. Поэтому не важно как вы будете использовать этот инструмент, главное чтобы нравилось вам:)

Фишки

  • Не добавляйте в задание тех, кто не отвечает за результат. Например, если выполняет один человек, а тестирует 2ой — пусть сначала карточка будет назначена первому, а потом второму, чтобы был ясен ответственный человек на каждом из этапов;
  • Если на доске много списков, и есть горизонтальная прокрутка — вы можете прокручивать ее просто потянув за фон доски(кликнув и зажав мышку + потянув):
  • Назначили задачу кому-то, но хотите быть в курсе исполнения? Подпишитесь на нее, нажав в карточке “Subscribe”:
  • Хотите спросить о чем-то в комментариях к карточке человека, который не назначен в ней? Используйте упоминание, как на твиттере, например @логинсотрудника (логин = User Name в настройках аккаунта). В этом случае он получит уведомление о вашем комментарии. Иначе — никогда не узнает о нем:
  • В качестве логина в начале пишете свое имя. Иначе будет сложно будет угадать с какой буквы начать ввод @логинсотрудника чтобы вылезла подсказка;
  • Если у вы работает одновременно с несколькими досками, сделайте каждой разный цвет. После этого откройте их в разных вкладках. Теперь нажмите на вкладку правой кнопкой мыши и выберите “Закрепить вкладку”(Pin tab):
  • Карточки можно перемещать между досками и доставать из архива обратно;
  • Используйте Power-Ups. Это типа плагинов, которые можно подключить в настройках каждой доски. С помощью них можно добавить к доске календарь(показывает карточки с группировкой по дням месяца), голосование(можно голосовать за каждую карточку, ставя полец вверх), устаревание карточек(по мере устаревания становятся менее заметными)
  • Перед приглашением сотрудников, раздайте им персональную ссылку, которую можно найти нажав сверху на профиль и выбрав “Share Trello”. Ссылку можно найти в самом низу(под надписью “Copy and share this link”). Так, за каждого человека, вы получите месяц тарифа Gold бесплатно;
  • Если вы делаете доски под типовые проекты(например, создания вебсайта для определенного клиента), то имейте ввиду, что вы можете создать шаблон доски, а потом его просто копировать и использовать каждый раз;
  • Можно использовать списки в качестве стадий какого-то процесса. Например, это может выглядеть так: Звонок → Встреча → Обсуждение → Сделка или В планах → Делается → Выполнено
  • Не используйте много меток(лейблов) с места в карьер, внедряйте их постепенно. Так вы поймете которые вам действительно нужны, а какие нет. Например, мы используем по сути 2 метки — красная для ошибок в продуктах и синяя для повторяющихся задач. Слишком много цветов может внести путаницу

Тарифы:

  1. Бесплатный. Не триал версия. Бесплатный навсегда;
  2. Gold. Добавляет стикеры к карточкам, фон для досок из любых изображений, вложения в карточки до 250мб. и можете добавлять свои смайлы. И самое важное. К вашей аватарке добавляет корона.
  3. Business Class. То, что в Голде + администраторы видят доски всей организации, более гибкие настройки доступа к доскам, запрет регистрации с почтой не на вашем домене. Вроде все.

На данном этапе развития Трелло, мягко говоря, платить там не за что, нет ничего особо интересного и помогающего работе. Увы.

Если вы получите бесплатный Голд аккаунты через приглашения друзей или сотрудников, то потом зайдите на главную страницу(trello.com) и там сверху будет вот такой блок:

Жмите там зеленую кнопку и вы перейдете на тариф Gold. После нажатия вы увидите еще более здоровый блок с описание того, что вам добавилось. Внизу него будет ссылка для закрытия:

Если будет еще что-то говорить, просто ищите ссылку со словом “close” и жмите. Отключить его можно будет на вкладке “Billing” в настройках вашего профиля.

 

Ссылки

Сам Трелло:http://makedreamprofits.ru/trello

Как мы используем Trello и Google Docs, чтобы постоянно улучшать работу UserVoice:http://habrahabr.ru/post/171503/

Возможно вас заинтересует раздел “Автоматизация работы” вот в этой статье:http://aweb.ua/seo-blog/k-doske-trello-universalnyj-menedzher-proektov/

makedreamprofits.ru

Используем Trello в качестве персонального органайзера

Меня давно интересуют визуальные методы планирования. Все началось с простого наблюдения: на предложение что-либо объяснить я обычно говорю «а, давайте, я вам лучше нарисую».

Именно использование образов, позволило мне по-другому взглянуть на списки задач, которыми приходится управлять многим из нас.

Основной проблемой для меня была линейность и «текстовость» существующих систем. Если список задач небольшой (например, список покупок), это работало отлично. Но если задач становилось много, появлялись градации по приоритетам и срокам — то, зачастую, мне не хватало общей картины. Мне нужна была возможность задействовать визуальный и интуитивный способ работы с информацией. И я очень рад, что, познакомившись с сервисом Trello, я нашел подходящий формат для управления своими задачами.

Универсальность подхода Trello наследует от своего оффлайн прародителя — доски Канбан, изначально используемой в рамках процесса бережливого производства. Доска в Trello — это визуальное представление вашего проекта или процесса. На такой доске размещаются карточки, которые могут представлять задачи или объекты, упорядоченные в списки.

Карточки-задачи можно перемещать (простым перетаскиванием мышью) как между списками, так и внутри списка, отражая текущее состояние дел и приоритетов. Открыв карточку (щелчком мыши), мы переходим в режим работы с карточкой — редактирование, комментирование, добавление файлов, списков и так далее.

Еще одной сильной стороной Trello является наличие полноценных мобильных клиентов под iOS и Android, позволяющих работать как на смартфонах, так и на планшетах.

К сожалению, интерфейс Trello пока представлен только на английском языке. На мой взгляд это не очень большое препятствие, но для кого-то это может стать серьёзным препятствием.

Работа с карточками Trello

Простой проект может состоять из трех списков: План, Выполнение, Завершено.

Одна из моих любимых функций — возможность назначить карточке изображение (в терминах Trello — обложку): таким образом, ваша задача будет напоминать о себе каждый раз, когда вы работаете с доской.

Назначение обложки для карточки в Trello реализовано достаточно минималистично — без отдельной кнопки или диалога, через кнопку прикрепления файлов к карточке. Первый прикрепленный файл с картинкой становиться обложкой.

Важно выбрать (или создать) изображение, которое мотивировало бы вас на выполнение именно этой задачи. Часто для меня работает собирательный образ успеха, который ждет меня в случае выполнения задачи. Инструмент довольно мощный, и я бы посоветовал применять его дозировано, для нескольких самых важных задач из всей доски.

Кроме прикрепления файлов, я хотел бы рассказать о других полезных возможностях карточек Trello.

Метки — замечательная возможность назначать карточкам определенные цветовые коды. Вы можете помечать срочные задачи, задачи, поставленные непосредственным руководителем, либо задачи определенного проекта. Чтобы меньше путаться, меткам можно назначать имена.

Комментарии — каждую карточку Trello можно комментировать. Конечно, эта функция полноценно раскрывается в совместном использовании доски с другими пользователями. Но и в индивидуальном проекте комментарии к карточке можно оставлять, что бы зафиксировать какие-либо достижения по задаче, найденные ссылки, другую полезную информацию.

Списки — иногда удобно составить «плоский» список дел или состояний, которые нужно пройти в рамках данной задачи. Например, список поставщиков, от которых нужно получить предложения о поставке.

Срок выполнения — эта функция поможет вам задать дату и время выполнения задачи для карточки, уведомление приходит на ваш адрес электронной почты. Есть возможность экспорта всех сроков доски в календарном формате iCal.

Персональный органайзер

После этого небольшого обзора функциональности Trello, перейдем к созданию нашего органайзера. Для управления персональными задачами я бы посоветовал более сложную систему списков. Количество списков можно сравнительно легко менять даже в процессе эксплуатации системы так, что бы получать максимальную отдачу от визуальной организации ваших задач.

Первый список для нашей доски — Сегодня. Здесь мы создаем и перемещаем из других списков свои задачи на текущий день. Выполненные задачи перемещаем в архив. Несмотря на общий переход на цифру, я бы советовал распечатывать этот список, что бы работать, не отвлекаясь, в течение дня. Для браузера Google Chrome существует замечательный плагин для распечатывания как досок целиком, так и отдельных списков. Так же этот список удобно настроить как приемник для задач, отправляемых в Trello по электронной почте. Каждое утро (или каждый вечер предыдущего дня) формируйте этот список для ежедневного достижения своих целей.

Следующий список для среднесрочных задач, может быть Неделя. Здесь запаркованы задачи, предназначенные к выполнению на ближайшее будущее. Отсюда они время от времени перекочевывают в список «Сегодня». Как вариант, вам может пригодиться дополнительный список «Месяц» или «Квартал» — в зависимости от специфики ваших задач.

Следующий список — «На контроль», предназначен для задач, которые вы делегировали, либо ждете результата от поставщика. Проходите по этому списку не менее одного раза в неделю, архивируйте выполненные задачи и организуйте напоминания по оставшимся.

Проекты — список для особо крупных задач, предназначенный в основном для вашей мотивации. Карточки отсюда вряд ли перемещаются в другие списки (разный масштаб задач) — скорее, они служат вам напоминанием о том, что нужно создавать более мелкие задачи этих проектов в списках «Неделя» и «Сегодня».

Так же может оказаться полезным список «Лягушки» — дела, которые по неясным причинам постоянно откладываются и «зависают» в системе. Как альтернативный вариант — можно для таких задач обойтись меткой зеленого цвета. Для меня — это еще один плюс универсальности Trello, который можно настроить именно под ваш стиль работы, запросы и предпочтения.

Собственно, на этом всё. Если будут вопросы — задавайте их мне в комментариях. Я с удовольствием отвечу.

Все статьи #trello #Приложения #Продуктивность 

interesno.co


Смотрите также